Tugas Administrasi Perkantoran Di Rumah Sakit

Tugas Administrasi Perkantoran Di Rumah Sakit

Skill yang Harus Dimiliki oleh Staff Administrasi

Admin perkantoran umumnya bekerja untuk organisasi lintas industri guna mengawasi kepala departemen dan mempertahankan jalannya praktik administrasi. Mereka juga bertanggung jawab untuk melatih dan mempekerjakan karyawan di berbagai departemen. Sebagi seorang admin perkantoran, berikut adalah skills yang harus dimilikinya:

Pengelolaan Keuangan Sederhana

Keterampilan Teknologi

Di era digital saat ini, keterampilan teknologi sangat diperlukan oleh staff administrasi. Mereka harus mahir menggunakan berbagai perangkat lunak kantor, seperti Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint), perangkat lunak manajemen email, dan sistem manajemen dokumen. Keterampilan ini memungkinkan staff administrasi untuk menyelesaikan pekerjaan dengan lebih cepat dan efisien, serta memungkinkan mereka untuk beradaptasi dengan teknologi baru yang terus berkembang.

Membuat Agenda Kantor

Pembuatan segala agenda kantor mencakup jadwal pertemuan rapat dengan anggota internal perusahaan atau pihak eksternal seperti klien dan supplier. Administrator kantor harus memiliki kemampuan komunikasi yang baik untuk menunjang pekerjaan ini. Mereka harus berkomunikasi mengenai jadwal meeting, peralatan dan perlengkapan yang dibutuhkan, dan sebagainya.

Melakukan Inventaris Kantor

Peralatan dan perlengkapan kantor juga menjadi tanggung jawab administrasi perkantoran. Oleh karena itu, administrator kantor harus membuat daftar inventaris mengenai barang yang keluar dan masuk. Tugas ini sangat penting dilakukan agar keuangan perusahaan lebih efisien dan semua peralatan yang tersedia dapat digunakan lebih maksimal.

Arti Sempit Administrasi Perkantoran

Dalam arti sempit, staf administrasi perkantoran melibatkan kegiatan teknis yang memiliki peranan pokok dalam kegiatan operasional perusahaan. Administrasi perkantoran memiliki peran penting, yaitu menciptakan efektivitas dalam sebuah perusahaan.

Ada Luas Administrasi Perkantoran

Dalam arti luas, administrasi perkantoran melibatkan perencanaan, pengorganisasian, pengarahan, penyelenggaraan, dan pengawasan setiap pekerjaan di bidang tata usaha kantor dengan baik.

Baca Juga: Apa yang Dimaksud dengan ERP dalam Administrasi Perkantoran?

Kemampuan Komunikasi

Kemampuan komunikasi yang baik merupakan salah satu skill paling penting yang harus dimiliki oleh staff administrasi. Mereka harus mampu berkomunikasi dengan jelas dan efektif baik secara lisan maupun tulisan. Staff administrasi sering berinteraksi dengan kolega, manajer, dan klien, sehingga kemampuan untuk menyampaikan informasi dengan tepat sangatlah penting. Selain itu, mereka juga harus mampu mendengarkan dengan baik untuk memahami kebutuhan dan masalah yang dihadapi oleh orang lain.

Manajemen waktu yang efektif adalah skill lain yang sangat penting bagi staff administrasi. Mereka seringkali harus mengelola berbagai tugas secara bersamaan, seperti menjadwalkan pertemuan, mengatur dokumen, dan menangani korespondensi. Dengan keterampilan manajemen waktu yang baik, staff administrasi dapat memastikan bahwa semua tugas diselesaikan tepat waktu dan prioritas utama tetap terjaga.

Fungsi Administrasi Perkantoran

Ada lima fungsi yang penting untuk mendukung bidang administrasi di perkantoran. Berikut adalah penjelasannya:

Pertama, ada fungsi rutin yang mencakup berbagai keperluan rutinitas kantor. Dalam menjalankan fungsi ini, diperlukan keterampilan dan pemikiran yang baik, supaya berbagai kegiatan dapat berjalan dengan lancar. Fungsi ini mencakup berbagai tugas penting, misalnya pengarsipan data dan pengadaan inventaris.

Fungsi administrasi perkantoran yang kedua yakni fungsi teknis. Dalam hal ini, diperlukan keterampilan, pengambilan keputusan, dan mengajukan pendapat.

Ketiga, ada fungsi manajerial yang meliputi berbagai keperluan pengorganisasian, perencanaan, pemberian motivasi, dan pengukuran.

Selanjutnya, ada fungsi administrasi perkantoran dalam melakukan berbagai analisis. Untuk menerapkan fungsi ini, maka diperlukan kreativitas dan kemampuan untuk berpikir kritis. Selain itu, diperlukan kemampuan dan sikap untuk mengambil keputusan secara tepat dan cepat.

Terakhir, ada fungsi interpersonal yang membutuhkan dasar penilaian dan analisis, sehingga bisa memutuskan sesuai dengan tepat. Aspek keterampilan dan komunikasi juga diperlukan dalam fungsi ini.

Kemampuan Analitis

Kemampuan analitis membantu staff administrasi dalam menyelesaikan masalah yang kompleks dan mengambil keputusan yang tepat. Mereka harus mampu mengumpulkan dan menganalisis informasi, mengidentifikasi masalah, dan memberikan solusi yang efektif. Keterampilan ini juga penting dalam melakukan evaluasi dan penilaian atas berbagai proses dan prosedur untuk meningkatkan efisiensi dan efektivitas operasional.